پردازش سفارش چیست؟ تعریف، مراحل و بهترین شیوهها
وقتی مشتری سفارشی را در یک سایت تجارت الکترونیک ثبت میکند، برای تکمیل سفارش باید مراحلی طی شود. ابتدا، سفارش باید تأیید و در سیستم و نرم افزار حسابداری مانند سپیدار سیستم قرار گیرد. سپس پرداخت باید پردازش شود و اقلام از موجودی خارج شوند. پس از جمعآوری اقلام، باید بستهبندی و برای مشتری ارسال شوند. در نهایت، باید به مشتری اطلاع داده شود که سفارش ارسال شده است. در برخی موارد، ممکن است لازم باشد خدمات مشتری نیز برای حل هرگونه مشکل مربوط به سفارش درگیر شود.
اگرچه ممکن است این مراحل زیاد به نظر برسد، اما اکثر سایتهای تجارت الکترونیک سیستمهایی دارند که پیگیری و مدیریت سفارشات را آسان میکند. در نتیجه، اکثر سفارشات میتوانند به سرعت و به طور کارآمد پردازش شوند.
در این پست، به این سوال که در پشت صحنه چه اتفاقی میافتد پاسخ خواهیم داد و شما را در اصول اولیه پردازش سفارش راهنمایی خواهیم کرد.
پردازش سفارش چیست؟
بنابراین بیایید با یک تعریف ساده شروع کنیم: پردازش سفارش اصطلاحی است که برای توصیف مراحل مختلفی که در تکمیل یک تراکنش خرید دخیل هستند، به کار میرود.
این یک سری فعالیتهایی است که بین زمانی که مشتری سفارش میدهد و زمانی که سفارش تحویل داده میشود، انجام میشود. این شامل فعالیتهایی مانند تأیید اطلاعات پرداخت، آمادهسازی و بستهبندی اقلام برای ارسال و ترتیب دادن تحویل میشود.
مراحل پردازش سفارش
معمولاً پردازش سفارش شامل چهار مرحله کلیدی است: دریافت سفارش، انتخاب و بستهبندی اقلام، پردازش پرداختها و ارسال سفارش. در برخی موارد، ممکن است مراحل اضافی مانند کنترل کیفیت یا بستهبندی هدیه نیز وجود داشته باشد. بسته به اندازه و پیچیدگی سفارش، هر چهار مرحله ممکن است توسط تیمی از افراد یا با نرمافزار پردازش سفارش خودکار انجام شود.
۱. ثبت سفارش
دریافت سفارش میتواند به روشهای مختلفی انجام شود که به شرکت و مدل عملیاتی آن بستگی دارد. رایجترین روش این است که مشتریان سفارش خود را به صورت آنلاین یا تلفنی با خدمات مشتریان یا نماینده فروش ثبت کنند. پس از ثبت سفارش، به مرکز تکمیل سفارش شرکت ارسال میشود تا در آنجا تکمیل شود.
۲. چیدن
انتخاب محصولات به معنای یافتن فیزیکی اقلام سفارش داده شده و آمادهسازی آنها برای حمل و نقل است. در برخی موارد، این ممکن است شامل بازیابی اقلام از موجودی انبار یا قفسهها باشد. پس از مکانیابی اقلام، آنها باید برای اهداف کنترل کیفیت بررسی و سپس برای حمل و نقل بستهبندی شوند.
3. بسته بندی
بستهبندی محصولات به سادگی به معنای قرار دادن آنها در جعبه یا کیسه است تا آماده ارسال شوند. اقلام شکننده ممکن است قبل از قرار دادن در جعبه، نیاز به بستهبندی در پلاستیک حبابدار یا فوم داشته باشند. وقتی همه اقلام به درستی بستهبندی شدند، آماده ارسال هستند.
۴. حمل و نقل
ارسال محصولات به معنای رساندن آنها به درب منزل مشتری است. این کار میتواند با روشهای مختلف ارسال، معمولاً توسط سرویسهای تحویل انجام شود. روش ارسال به عواملی مانند حساسیت زمانی و هزینه بستگی دارد. پس از ارسال محصولات، سفارش تکمیل شده تلقی میشود.
تکمیل سفارش
ما باید اینجا یک تمایز مهم قائل شویم. بسیاری از کسبوکارها از اصطلاحات «پردازش سفارش» و «اجرای سفارش» به جای یکدیگر استفاده میکنند، اما بین این دو تفاوت وجود دارد.
پردازش سفارش تنها بخشی از چرخه تکمیل سفارش است و به مراحلی اشاره دارد که یک شرکت برای دریافت، بررسی، تأیید و آمادهسازی سفارش انجام میدهد. کل فرآیند تکمیل سفارش خیلی قبل از خرید مشتری آغاز میشود. با خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی که تخصصی ترین آن در ایران نرم افزار فروشگاهی دشت همکاران سیستم می باشد میتوانید تمام این مراحل را خودکار کنید.
مراحل فرآیند تکمیل سفارش:
- تهیه کالا
- ذخیره موجودی
- پردازش سفارش
- چیدن/بستهبندی
- مرتبسازی
- حمل و نقل
- تحویل
- بازگشتها
تدارکات و انبارداری
هر کسبوکاری که با محصولات فیزیکی سروکار دارد، بهویژه کسبوکارهایی که بهصورت آنلاین فعالیت میکنند، نیاز به یک سیستم منظم برای تهیه و نگهداری موجودی کالا دارد.
این فرآیند زمانی آغاز میشود که یک شرکت، کالاها را از تولیدکنندگان خریداری میکند و سپس آن کالاها به مرکز توزیع یا تکمیل سفارش منتقل میشوند، جایی که تا زمان آماده شدن برای ارسال، ذخیره میشوند.
یک سیستم تدارکات و انبارداری کارآمد میتواند به تضمین پر شدن سریع و دقیق سفارشات و ذخیره محصولات به گونهای که آسیب را به حداقل برساند، کمک کند. همچنین میتواند به کاهش هزینه کلی موجودی و همچنین میزان زمان لازم برای انجام یک سفارش کمک کند. اکثر انبارها یا مراکز توزیع که با تعداد زیادی سفارش سروکار دارند، معمولاً فرآیندهای خودکار تهیه و ذخیره موجودی را برای کاهش هزینههای عملیاتی و بهبود زمان انجام سفارش خود دارند.
مرتبسازی
مرتبسازی یک گام عملی در سازماندهی حمل و نقل است. روشهای مختلفی برای مرتبسازی سفارشات وجود دارد، اما رایجترین روش، مرتبسازی بر اساس مقصد حمل و نقل است. این امر تضمین میکند که تمام سفارشاتی که به یک مکان ارسال میشوند، در یک گروه قرار میگیرند و تعیین کارآمدترین مسیر حمل و نقل را آسانتر میکند.
تحویل و بازگشت کالا
چرخه تکمیل سفارش تا زمانی که مشتری محصول را دریافت نکند، انجام نمیشود. اگر همه چیز خوب باشد و مشتری آن را نگه دارد، تکمیل سفارش انجام شده تلقی میشود. اما در برخی موارد، مشتری باید محصول را برگرداند، به عنوان مثال، اگر آسیب دیده باشد یا اندازه آن مناسب نباشد.
بیشتر فروشگاههای تجارت الکترونیک، مرجوعی کالا را با پس دادن پول مشتری انجام میدهند، اما برخی فروشگاهها ممکن است به جای آن، اعتبار فروشگاه ارائه دهند.
سوالات متداول پردازش سفارش
چگونه پردازش سفارش را بهبود بخشیم؟
چند نکته کلیدی وجود دارد که میتوانید برای بهبود پردازش سفارش در کسبوکارتان انجام دهید:
- مطمئن شوید که فرم سفارش شما واضح و مختصر است و کارمندانتان میتوانند به راحتی آن را دنبال کنند.
- فرآیند خدمات مشتری خود را ساده کنید تا بین دریافت سفارش و انجام آن، کمترین مراحل ممکن وجود داشته باشد.
- روی فناوریهایی سرمایهگذاری کنید که میتوانند برخی از جنبههای تکراریتر پردازش سفارش، مانند ورود دادهها و چاپ برچسب حمل و نقل را خودکار کنند.
نرمافزار پردازش سفارش چیست؟
نرمافزار پردازش سفارش، برنامهای است که به کسبوکارها کمک میکند تا فروش و سفارشات مشتریان خود را مدیریت کنند. میتوان از آن برای ردیابی سطح موجودی، پردازش پرداختها و تولید گزارش استفاده کرد. بسیاری از این برنامهها همچنین شامل ویژگیهایی مانند ایمیل و ردیابی سفارش آنلاین هستند که میتواند به کسبوکارها کمک کند تا سفارشات و مشتریان خود را پیگیری کنند.
چرا پردازش سفارش برای کسب و کارها مهم است؟
پردازش سفارش به دلایل زیادی مهم است. هرچه پردازش سفارش یک شرکت مؤثرتر باشد، احتمال اینکه مجبور به نگهداری موجودی بیشتر باشند، که به هزینههای انبار میافزاید، کمتر میشود. به همان اندازه، کمبود موجودی نیز وجود نخواهد داشت. پردازش سفارش میتواند به ردیابی و پیشبینی دقیق تقاضا کمک کند تا اطمینان حاصل شود که آنچه مشتریان میخواهند همیشه در دسترس است. این امر با کاهش هزینههای اضافی موجودی و نگهداری و همچنین فروش کم ناشی از کمبود موجودی، در هزینههای شرکت صرفهجویی میکند.
چالشهای پردازش سفارش
پردازش سفارش بخشی از مدیریت لجستیک بزرگتر است و به دنبال دریافت کارآمد و دقیق سفارشات و تحویل کالا به مشتریان است. هدف همین است، اما همیشه موانعی در این مسیر وجود دارد که باید بر آنها غلبه کرد. در اینجا به برخی از آنها اشاره میکنیم.
مدیریت موجودی
پردازش سفارش مستلزم مدیریت موجودی انبار است تا اطمینان حاصل شود که موجودی کافی برای پوشش سفارشات وجود دارد، اما نه آنقدر زیاد که هزینههای غیرضروری را به همراه داشته باشد. چندین جنبه از مدیریت موجودی باید در نظر گرفته شود.
- مدیریت موجودی: فرآیند مدیریت کالاهایی که فروخته میشوند، مانند تهیه، ذخیرهسازی، سازماندهی و پیگیری موجودی
- موجودی تجهیزات: تمام داراییهای یک سازمان را برای حسابرسی، بیمه و تصمیمگیری در مورد تأمین مجدد یا خرید تجهیزات جدید فهرست میکند.
- موجودی کالا: مواد اولیه مورد استفاده در فرآیند تولید
برنامهریزی تولید
طرح تولید، نحوه تولید محصولات و خدمات یک سازمان را شرح میدهد. این شامل اهداف تولید، منابع مورد استفاده، فرآیندها و برنامهها میشود.
مدیریت زنجیره تامین
وقتی صحبت از پردازش سفارش میشود، مدیریت زنجیره تأمین برای ردیابی، ثبت، انجام و مدیریت سفارشات مشتری استفاده میشود. این مدیریت برای مدیریت جریان کالاها و خدمات از یک کسبوکار به کارآمدترین و مقرونبهصرفهترین شکل ممکن به کار میرود.
برنامهریزی ظرفیت منابع
این فرآیند به سازمانها کمک میکند تا میزان منابع مورد نیاز برای تکمیل وظایف و پروژههایی که انجام میدهند را درک کنند تا بازگشت سرمایه را به حداکثر برسانند. این فرآیند سعی میکند تقاضای آینده را به طور دقیق پیشبینی کند و اطمینان حاصل کند که منابع لازم برای برآوردن آن وجود دارد.
فرآیند دریافت پروژه
این جایی است که یک سازمان اطلاعات مربوط به یک پروژه را از ذینفعان مختلف جمعآوری میکند. این امر امکانسنجی پروژه مورد بررسی را مشخص کرده و به تصمیمگیری در مورد ارزش پیگیری آن کمک میکند.
به حداقل رساندن هزینهها
کاهش هزینهها همیشه در ذهن مدیریت پردازش سفارش از اهمیت بالایی برخوردار است. رویکردهای زیادی برای دستیابی به این هدف وجود دارد، از خودکارسازی گردشهای کاری گرفته تا سادهسازی سیاستها و رویهها. آموزش کارکنان پردازش سفارش نیز در نظارت بر فرآیندها و سنجش عملکرد توصیه میشود.
